Administration af projektrisici (del 2): 10 Major fejl dit Team kan undgå

Organisationen ser hver mulighed som et “must-win” projekt, selv når det er en dårlig pasform til din in-house talent? Hvis ja, er dette en af flere udsigtspunkter kan blinde din virksomhed på mulige problemer forude. I Del1 af denne serie, vi har undersøgt hvordan man genkender seks fælles projekt fælder. Nu i Del2, vil vi gennemgå 10 store fejl skal undgås (eller risici for flag) når du vælger, estimering, og bemande dine projekter.
For det første er det vigtigt at erkende, at din organisationskultur sætter tonen for hvordan du nærmer dig projekter. For eksempel forventer virksomheden altid folk til at gøre mere for mindre? Forvaltningen rutinemæssigt insistere på eller accepterer uigennemførlige tidsplaner? Teammedlemmer opfordres til at undervurdere deres realistiske indsats? Hvis det er tilfældet, er disse tegn at organisationen kan have en “must-win-på-alle-omkostninger” visning af projekter. Du måske ønsker at overveje hvordan idealistiske men upraktisk forventninger kunne sætte scenen for projektet fiasko.
Under alle omstændigheder, hvis din virksomhed står over for udfordringer med projektbudgetter, prøv tidsplan, kvalitet eller funktioner, at spørge disse 10 spørgsmål næste gang du overvejer et projekt:
1. er det projekt ikke-tvingende eller en dårlig pasform for projektgruppen?
En dårlig fit betyder, at det ikke falder inden for de generelle faglige eller tekniske arenaer, hvor virksomheden har resultater eller dine kolleger har ekspertise. Bemærk, at hvis dine projekter medfører normalt arbejder med fagspecialister, der kan levere de oplysninger, du har brug for, det ikke er så stor en bekymring.
2. medfører projektets omfang, opererer i ukendt territorium?
Selv om det er et rimeligt fit, hvis et projekt omfatter krav dit hold har aldrig arbejdet med før, kunne du være alt for optimistisk i formoder alle kan komme op til hastighed hurtigt nok skal lykkes på projektet. Du skal muligvis til at søge uden for ekspertise, selv om dette kan indføre sit eget risici (Se #6-7 nedenfor).
3. er projektkrav, såsom produktfunktioner, komplekse?
Et projekt, der kræver mange komplicerede funktioner til at kommunikere korrekt langt øger potentialet for problemer. En risikostrategi kunne omfatte accepterer at fase og teste kompleksitet over tid. En anden kunne være at forhandle om en reduktion i antallet eller vanskeligheden af funktionerne, der skal udfyldes.
4. er kravene til op mod en aggressiv tidsplan?
Frister af en slags findes på næsten hvert projekt, og køre næsten alle andre projekt forventning. Vil der være tid nok til at gennemføre de ønskede funktioner på det ønskede kvalitetsniveau? Hvis ikke, kan du forhandle en længere tidsplan, er enige om at reducere kravene, eller fase i nogle egenskaber senere. Du kunne bringe i flere mennesker, selv om dette vil indebære mere koordinering.
5. er for lidt personale og ressourcer tilgængelige for projektet?
Projektledere miste rutinemæssigt søvn om natten over hvad der ville ske, hvis centrale projektmedlemmer skulle forlade. Eller hvis de midler eller ressourcer til at få hakket eller betydeligt forsinket. Det er én ting at have snafus opstår senere i indsatsen, men det er en anden til at starte urealistisk. Så prøv ikke at undervurdere dine behov.
6. vil koordinere med mange forskellige samarbejdspartnere er påkrævet?
Der involverer mange mennesker betyder komplekse hånd-offs. Hvis dit projekt vil indeholde klient eller tredjepart samarbejdspartnere, hvordan vil folk interagerer? Skal alle parter forblive i direkte kommunikation? Eller skal hver gruppe have et enkelt kontaktpunkt? Også tænke på opdeling af arbejde, og hver gruppe ansvar til de andre.
7. er de primære samarbejdspartnere uvant for projektgruppen?
Hvis det bliver nødvendigt at ansætte en eller flere nye bidragydere, vil du være i stand til at kontrollere, om de kan gøre jobbet? Hvis de ukendte parter har strakt sandheden om deres kapaciteter, kan du være i for problemer. Hvis der er en måde at få dem til at bevise sig selv først, der er ideel – eller andet, har en beredskabsplan.
8. er projekt teammedlemmer afskrækket fra at hæve bekymringer?
Før og efter projektet starter, vil gruppemedlemmer identificere alle slags udfordringer. Vil du have folk til at rejse røde flag, når de se potentielle problemer, eller foretrækker du alle til at tie stille, opretholde en stiff upper lip og arbejder 24/7, hvis det er nødvendigt? Team kultur vil afgøre, om medlemmerne sætter ord på og tage fat i tide på de mange faldgruber, der kan vises langs vejen.
9. er der utilstrækkelig revision og testcyklusser i tidsplanen?
Afsætte nok tid til gennemsyn og afprøvning gentagelser almindeligt præsenterer en udfordring. Uanset din indledende planlægning, hvis projektforsinkelser begynder at tilføje op, hvad folk vil skære? Har du råd til at reducere afprøvning og stadig levere kvalitet?
10. er der ingen standard protokoller til administration af omfangsændringer?
Når de uundgåelige “tilføjelse anmodninger” materialisere, overveje, hvordan de vil påvirke projektet. Medmindre du har et værktøj, som et projekt om ændring af kreditorstatus til at justere den officielle budget og tidsramme, vil du altid være risiko for omkostninger og tidsplan overskridelser.
Hvis du kan svare “ja” til et eller flere af disse spørgsmål, betyder det, at hver er et område med risiko for, at du skal lykkes at sikre projektets succes. Oprette en brugbar plan for forvaltningen af disse risici, eller overveje, om forfølger projektet er i de bedste interesse for din organisation.
Copyright 2005 Adele Sommers

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *